Proceso de Vinculación y Desvinculación de Personal
Conoce un poco más sobre este proceso
El proceso de vinculación de personal es el conjunto de actividades mediante las cuales una empresa formaliza la relación laboral con un trabajador, una vez ha sido elegido para ocupar un cargo.
Este proceso incluye varios pasos, como:
Firma del contrato de trabajo
Registro del trabajador en la empresa
Afiliación al sistema de seguridad social
Inducción al puesto de trabajo
Entrega de funciones y responsabilidades
El objetivo de la vinculación es garantizar que el trabajador ingrese a la organización cumpliendo con las normas legales y con claridad sobre sus derechos y deberes.
Diferencia entre
Conceptos clave a tener en cuenta
Etapas del proceso de vinculación
1.Entrega de documentos
En esta etapa el candidato seleccionado entrega la documentación requerida para formalizar su ingreso.
Incluye:
Documento de identidad
Hoja de vida actualizada
Certificados laborales y académicos
Referencias personales
Certificados de antecedentes
2.Análisis de documentos
La empresa revisa y valida toda la información entregada.
Se verifica:
Autenticidad de certificados
Experiencia laboral
Referencias personales y laborales
Antecedentes disciplinarios o judiciales
3.Afiliaciones
Se realiza la inscripción del trabajador al sistema de seguridad social.
Incluye:
EPS (salud)
Fondo de pensiones
ARL (riesgos laborales) 24 horas antes de firmar el contrato y empiece a laborar.
Caja de compensación familiar
4.Inscripción de cuentas
Se registra la cuenta bancaria del trabajador para el pago de su salario.
Aspectos clave:
Verificación de titularidad
Registro en el sistema de nómina
Autorización de pago
5.Registro en sistemas internos
El trabajador es ingresado en las plataformas de la empresa.
Puede incluir:
Correo corporativo
Software de nómina
Sistemas de control de asistencia
Plataformas internas de trabajo
6.Generación del contrato
Se elabora el documento que formaliza la relación laboral.
Debe incluir:
Título que aclare el tipo de contrato.
Cargo y funciones
Salario y forma de pago
Jornada laboral
Duración del contrato
7.Revisión del contrato
Antes de firmar, ambas partes revisan el contenido del contrato.
Se valida:
Que la información sea correcta
Que las condiciones sean claras
Que cumpla con la normativa laboral
8.Firma del contrato
Se elabora el documento que formaliza la relación laboral.
Debe incluir:
Título que aclare el tipo de contrato.
Cargo y funciones
Salario y forma de pago
Jornada laboral
Duración del contrato
Etapas del proceso de desvinculación
1.Solicitud de desvinculación
Es el inicio del proceso de retiro.
Puede darse por:
- Renuncia voluntaria del trabajador
- Terminación por parte del empleador
- Finalización del contrato
4.Solicitud de desvinculación
Se realiza una conversación con el trabajador antes de su retiro.
Se busca conocer:
- Motivos de salida
- Nivel de satisfacción
- Recomendaciones
7.Reporte a seguridad social
Se informa el retiro del trabajador a las entidades correspondientes.
Incluye:
- EPS
- Fondo de pensión
- ARL
10. Entrega de certificación laboral
Se expide un documento que acredita la relación laboral del trabajador.
Incluye:
- Cargo desempeñado
- Tiempo de servicio
- Tipo de contrato
- Funciones realizadas (si se solicita)
2.Preaviso
Se notifica con anticipación la terminación del contrato (cuando aplica).
Incluye:
- Fecha de retiro
- Motivo
- Condiciones finales
5.Entrega de puesto
El trabajador hace entrega formal de sus responsabilidades y herramientas.
Incluye:
- Equipos (computador, celular, uniforme, etc.)
- Documentos o información
- Estado de tareas pendientes
8.Examen médico de retiro
Evaluación médica al finalizar la relación laboral.
Permite:
- Verificar el estado de salud
- Detectar posibles enfermedades laborales
- Dejar evidencia del estado físico del trabajador
11.Autorización retiro de cesantías
Se emite el documento que permite al trabajador retirar sus cesantías según la normativa vigente.
Incluye:
- Motivo del retiro
- Valor autorizado
- Datos del trabajador
- Firma del empleador
3.Entrevista de salida
Se realiza una conversación con el trabajador antes de su retiro.
Se busca conocer:
- Motivos de salida
- Nivel de satisfacción
- Recomendaciones
6.Cierre de accesos internos
Se cancelan los accesos del trabajador a sistemas de la empresa.
Ejemplos:
- Correo corporativo
- Plataformas digitales
- Bases de datos
9.Reporte a nómina
Se realiza la liquidación final.
Incluye:
- Salarios pendientes
- Prestaciones sociales
- Vacaciones
- Indemnizaciones (si aplica)
12.Archivo de hoja de vida Archivo de hoja de vida
Se organiza y almacena la información del trabajador.
Incluye:
- Contrato
- Documentos
- Historial laboral
Tipos de contrato
Termino fijo
Tiene una fecha de inicio y fin definida que no puede superar los 4 años. Debe ser por escrito. Si es inferior a un año, solo se puede renovar sucesivamente por tres periodos iguales o inferiores; a la cuarta prórroga, pasa a ser de un año.
Obra o labor
La duración está ligada a la culminación de una tarea específica (ej. una remodelación o una temporada de producción especial). Termina cuando la labor finaliza.
Prestación de servicios
Es de carácter civil, no laboral. El contratista tiene autonomía (no hay subordinación) y paga su propia seguridad social sobre el 40% del valor del contrato.
Termino indefinido
No tiene fecha de vencimiento. Ofrece mayor estabilidad al trabajador y solo termina por renuncia, mutuo acuerdo o justa causa.
Accidental o transitorio
Se usa para trabajos de corta duración (máximo un mes) y para tareas distintas a las actividades normales de la panadería (ej. una reparación eléctrica).
Aprendizaje
Formación práctica de estudiantes (SENA o Universidades). No es un contrato laboral, por lo que no se pagan prestaciones sociales, sino un apoyo de sostenimiento.
Servicio domestico
Para quienes realizan labores de aseo, cocina o cuidado en hogares. Tienen derecho a todas las prestaciones sociales y su jornada debe estar regulada.